การจัดเก็บและบริหารเอกสารด้วย KnowledgeTree

สวัสดีครับ วันนี้ขอเริ่มต้นด้วย open source ตัวนึงที่ผมนำมาใช้งานในบริษัทที่ทำงานอยู่ได้สักระยะแล้ว ซอฟต์แวร์ที่ว่านี่คือ KnowledgeTree ซึ่งเป็นระบบจัดการเอกสารที่สามารถใช้งานได้ทั้งบน Windows และ Linux โดยใช้ PHP และ MySQL เป็นระบบฐานข้อมูล โดยการใช้งานผมเริ่มจากการใช้งานทดสอบบน PC ก่อนแล้วจึงย้ายไปอยู่บน Linux (CentOS) จึงได้ประสบการณ์ในการใช้งานพอสมควรจากการ migrate จากระบบบน Windows ไปบน Linux และการ Upgrade รุ่นของซอฟต์แวร์ โดยรุ่นล่าสุดนี่คือ 3.7.0.2

สำหรับ KnowledgeTree ทางผู้พัฒนาเขาจะมีการ distribute ทั้งแบบ Commercial และ Community Edition หรือ แบบค่าใช้จ่ายต่ำๆ อย่างที่ผมใช้ครับ โดยถ้าเรายอมจ่ายเพื่อใช้งานรุ่น Commercial นั้น เราจะได้โปรแกรมเสริมสำหรับการใช้งานกับ Microsoft Office ซึ่งจะทำให้เราสามารถแก้ไขและบันทึกเอกสารบนระบบได้โดยตรง

Features

สำหรับคุณสมบัติของตัวซอฟต์แวร์ที่สำคัญก็มีดังนี้ครับ

1. สามารถทำการสร้าง index จากเนื้อหาของเอกสารได้ เช่น Word, PDF, Power Point เป็นต้น


2. การเก็บเอกสารสามารถเก็บเป็น version ได้


3. สามารถสร้างข้อมูลเกี่ยวกับเอกสาร (MetaData) เพื่ออธิบายตัวเอกสารได้ ซึ่งสามารถใช้ในการค้นหาได้ภายหลัง


4. รองรับการใช้งาน Workflow กับเอกสารได้ โดยจัดเอกสารเป็นประเภท และกำหนด Workflow ตามประเภทของเอกสาร


5. สามารถอภิปราย (Dicuss) เกี่ยวกับเอกสาร หรือให้ความเห็น ขอความช่วย้หลือได้


6. รองรับการ Check-in, Check-out เอกสาร ทำให้เอกสารอยู่ในสภาพ Readonly ได้


7. รองรับการใช้งานกับ LDAP และ Active Directory


8. มีความยืดหยุ่นในเรื่องของสิทธิค่อนข้างมาก สามารถกำหนดสิทธิเป็นระดับหน่วยงาน กลุ่มและเอกสารได้


9. รองรับการการ Integrate กับระบบอื่นๆ ผ่านรูปแบบ PHP API, Web Service, REST


10. รองรับการพัฒนาระบบในรูปแบบ Plugins


11. รองรับการใช้งานกับ WebDav Clients

โดยข้อดีง่ายๆ ของการใช้งานเมื่อเทียบกับ File Server ก็คือการค้นหาข้อมูลที่สามารถทำได้หลากหลายทั้งการค้นหาจาก MetaData เนื้อหาในเอกสาร สามารถตรวจสอบประวัติการใช้งาน ควบคุมอายุของเอกสารได้งาย สำหรับในโอกาสต่อไปจะนำรายละเอียดอื่นๆ มาแนะกันต่อครับ